Document d'arxiu

Un document d'arxiu és una especificitat dins del concepte document que fa referència a tots aquells documents susceptibles de ser conservats en un arxiu.^[1]

El mot document prové, etimològigament, dels verbs llatins docere i memorare,^[2] i és un concepte més ampli que fa referència a qualsevol objecte material que sigui testimoni, registre o corroboració d'algun esdeveniment i que pot incloure's en alguna col·lecció.^[3]

En canvi, un document d'arxiu es distingeix pel fet que s'entenen com a tal a tot document produït o rebut per una persona o una institució durant el curs d'una gestió o activitat per a l'acompliment d'uns fins, i que per tant aquests documents són conservats com a prova o informació de la dita activitat o acció.^[2] Per tant, aquests han d’estar relacionats amb un productor, és a dir, la persona o institució que els genera i, per tant, tot document d'arxiu a més de tenir una finalitat jurídica, administrativa o històrica, per exemple, també ha de tenir una procedència, fet que en arxivística ve indicat pel principi de provinença. El document d’arxiu, doncs, és qualsevol objecte material, en qualsevol forma o suport, la particularitat del qual és el fet d'ésser susceptible a la seva conservació en un arxiu, ja que manté una relació amb un productor, és a dir, és el resultat d’un procés humà del qual forma part en una cadena seriada i del qual n’és testimoni i prova, fet pel qual, normalment, és classificat i conservat en un arxiu pel seu valor testimonial, jurídic, històric, administratiu, etc. Pot incloure documents d’àmbit legal, jurídic o administratiu, i tota aquella documentació que prové de l’àmbit creatiu, informatiu, històric o testimonial, en un sentit més clàssic.^[4] Cal tenir en compte totes les variables que afecten a la seva producció de forma interna o externa i que converteixen al document d'arxiu en un document susceptible de ser arxivat, ja que no només és important el document com a objecte material sinó tot allò que hi està relacionat, és a dir, el seu context. Contràriament, un document que no tingui totes aquestes variables, únic i aïllat, no pot ser considerat document d'arxiu perquè no tindria sentit, tot i que si podria donar-se el cas que un sol document fos un "document d'arxiu" si aquest és considerat com a tal pels arxivers i si es pot definir com un fons.^[5]

Resumint: els documents d’arxiu són el reflex de les funcions i activitats de l’home, producte i testimoni d’una gestió, cosa que els fa susceptibles a ser conservats a un arxiu.^[5]