En kreditnota kan udstedes som led i afvikling af en handel. Ved levering af varen udsteder sælger en faktura. Kreditnotaen kan herefter udskrives af flere årsager f.eks.:
Køber skal herefter betale forskellen mellem fakturabeløbet og kreditnotaen til sælger. Har køber allerede betalt fakturaen medfører kreditnotaens udstedelse at køber opnår et tilgodehavende hos sælger.
Betegnelsen kreditnota udspringer af at notaens udvisende krediteres købers konto hos sælger